Manuel Utilisateur ReportWise
De l'inscription à la transmission de factures, ce guide vous accompagne pas à pas dans l'utilisation de ReportWise.
Sommaire
Tableau récapitulatif des permissions
Chaque action est restreinte selon le rôle dans l'organisation et, pour les invités, selon les projets assignés.
| Action | Propriétaire | Administrateur | Membre | Invité éditeur | Invité lecture seule |
|---|---|---|---|---|---|
| Créer un compte | |||||
| Créer une organisation | |||||
| Modifier les paramètres de l'organisation | |||||
| Inviter des membres | |||||
| Modifier les rôles et accès projet | |||||
| Mettre un invité en pause projet | |||||
| Retirer un membre | |||||
| Gérer les clients | |||||
| Créer et modifier les projets | |||||
| Consulter les projets assignés | |||||
| Créer et gérer les devis | |||||
| Créer des interventions | |||||
| Modifier les interventions autorisées en attente | |||||
| Valider les interventions | |||||
| Générer des rapports PDF | |||||
| Consulter les rapports autorisés | |||||
| Créer et gérer les factures | |||||
| Consulter les factures autorisées | |||||
| Transmettre via PDP | |||||
| Personnaliser les templates | |||||
| Gérer l'abonnement | |||||
| Consulter le tableau de bord | |||||
| Recevoir des notifications |
Inscription & Connexion
Créez votre compte ReportWise, vérifiez votre email et connectez-vous pour accéder à la plateforme.
Rendez-vous sur la page d'inscription, renseignez votre nom, votre email et votre mot de passe, puis validez le formulaire.
Utilisez de préférence une adresse professionnelle. Après validation, ReportWise confirme que la demande de création de compte a bien été prise en compte.
Ouvrez l'email de vérification reçu et cliquez sur le lien d'activation pour confirmer votre compte.
Si vous ne voyez pas le message immédiatement, vérifiez vos spams ou vos courriers indésirables avant de relancer la procédure.
Connectez-vous avec vos identifiants depuis la page de connexion.
Après connexion, vous êtes redirigé vers le tableau de bord ou vers le parcours de création d'organisation si aucune structure n'est encore configurée.
En cas d'oubli de mot de passe, utilisez le lien « Mot de passe oublié » pour demander une réinitialisation.
Saisissez votre adresse email, ouvrez le message reçu puis choisissez un nouveau mot de passe depuis le lien sécurisé envoyé par ReportWise.
- Utilisez un email professionnel pour faciliter la collaboration avec vos clients.
- Le mode Trial est activé automatiquement à l'inscription (1 projet, 3 rapports/mois).
Créer son Organisation
Configurez votre organisation avec toutes les informations nécessaires : nom, adresse, SIRET, logo.
Après votre première connexion, lancez la création de votre organisation depuis le parcours de démarrage.
Le formulaire de création reprend le flow standard ReportWise et sert à débloquer immédiatement les projets, interventions, rapports et factures.
Depuis les paramètres de l'organisation, complétez les informations légales et administratives : adresse, code postal, ville, SIRET et numéro de TVA.
Le SIRET permet d'alimenter les données officielles issues de l'INSEE. C'est aussi l'écran où vous retrouverez les réglages de conformité facturation 2026 et les coordonnées bancaires.
Ajoutez le logo de votre organisation pour personnaliser vos documents.
Le logo apparaît ensuite dans les rapports et factures PDF. Vous pourrez le remplacer à tout moment depuis la carte dédiée.
- Le SIRET est obligatoire pour la facturation conforme 2026.
- Vous pouvez gérer plusieurs organisations avec les plans Studio et Agency.
Gérer les Membres
Invitez vos collaborateurs, attribuez des rôles et gérez les accès de votre équipe par organisation et par projet.
Ouvrez Paramètres > Membres puis cliquez sur « Inviter un membre ».
La page distingue les membres déjà actifs et les invitations encore en attente d'acceptation, ce qui facilite le suivi des accès.
Saisissez l'email du collaborateur puis choisissez son rôle : Administrateur, Membre ou Invité avec accès projet.
Un Administrateur pilote l'organisation au quotidien. Un Membre travaille dans l'équipe interne. Un Invité est limité aux projets explicitement sélectionnés.
Pour un Invité, choisissez le niveau Lecture seule ou Éditeur, puis sélectionnez les projets autorisés.
Lecture seule permet de consulter les projets assignés. Éditeur permet d'agir sur les interventions autorisées du projet, sans donner accès à toute l'organisation.
Le collaborateur reçoit un email d'invitation et rejoint l'organisation en finalisant son inscription.
Si la personne possède déjà un compte, elle peut rejoindre plus rapidement. Sinon, elle crée d'abord son accès puis accepte l'invitation via le lien reçu.
Depuis la liste des membres, vous pouvez modifier un rôle, gérer les accès projet, mettre un invité en pause ou retirer un membre.
Mettre un invité en pause le garde dans l'équipe avec zéro projet autorisé. Retirer un membre supprime ses accès à l'organisation et aux projets, tout en conservant l'historique des données créées.
- Le nombre de membres est limité par votre plan (1 Freelance, 5 Studio, 15 Agency).
- Seuls les propriétaires et administrateurs peuvent inviter de nouveaux membres ou gérer les accès projet.
- Pour suspendre temporairement l'accès d'une personne à un projet, utilisez « Accès projets » et ne sélectionnez aucun projet.
Gérer les Clients
Ajoutez vos clients avec leurs coordonnées complètes pour les retrouver facilement dans vos projets et factures.
Dans le menu « Clients », cliquez sur « Ajouter un client » pour ouvrir le formulaire de création.
ReportWise permet de gérer aussi bien des entreprises que des particuliers. Le choix du type adapte immédiatement les champs affichés.
Renseignez les informations utiles du client : nom, email, téléphone, adresse, SIRET et TVA si besoin.
Pour une entreprise, vous pouvez rechercher un SIRET afin de préremplir automatiquement la raison sociale, l'adresse et certaines données légales via l'INSEE.
Enregistrez la fiche client pour la rendre disponible dans vos projets, rapports et factures.
Une fois créé, le client devient sélectionnable dans les projets. Ses coordonnées seront ensuite reprises automatiquement dans la facturation.
- Le SIRET client est requis pour les factures B2B conformes à la réforme 2026.
Gérer les Projets
Organisez votre travail par projet. Chaque projet est lié à un client, regroupe des interventions et peut être partagé avec des invités.
Dans le menu « Projets », cliquez sur « Nouveau projet ».
Le projet servira de dossier principal pour vos interventions, vos rapports et le suivi de la relation client.
Donnez un nom au projet, choisissez le client associé puis définissez son mode de facturation et son tarif.
Le formulaire permet notamment de choisir une facturation horaire ou journalière, de saisir le taux correspondant et, si besoin, les dates de début et de fin du projet.
Enregistrez le projet pour le retrouver dans votre liste et commencer à y rattacher des interventions.
Depuis la liste des projets, vous pouvez ensuite ouvrir un dossier, le modifier, le filtrer ou l'archiver selon l'avancement de la mission.
Les invités voient uniquement les projets qui leur sont assignés.
Un invité ne peut pas parcourir toute l'organisation. Un accès direct par URL vers un projet non autorisé est bloqué côté API.
- Le plan Freelance est limité à 5 projets (actifs + archivés).
- Archiver un projet le masque sans supprimer les données.
- Utilisez les accès projet pour partager un dossier précis sans ouvrir toute l'organisation.
Créer et suivre des Devis
Préparez une proposition commerciale avant les interventions, avec lignes de prestation, total HT, TVA et total TTC.
Dans le menu « Devis », cliquez sur « Nouveau devis ».
Le module Devis se situe juste après Projets, car il sert à chiffrer le dossier commercial avant de créer les interventions terrain.
Associez le devis à un projet existant ou créez-le sans projet si la proposition est encore en préparation.
Quand un projet est sélectionné, ReportWise préremplit le client, l'adresse et peut proposer une première ligne basée sur le tarif horaire ou journalier du projet.
Ajoutez les lignes de prestation : description, quantité, prix unitaire HT et taux de TVA.
Le total HT, la TVA et le total TTC sont calculés automatiquement pour éviter toute ambiguïté avant acceptation client.
Générez le PDF, envoyez le devis au client puis suivez son statut.
Un devis peut rester brouillon, être envoyé, accepté, refusé, expiré ou annulé. Le pipeline du tableau de bord affiche les devis à suivre et les montants acceptés.
Une fois le devis accepté, créez les interventions correspondant au travail prévu.
Exemple : un devis « Remplacement chaudière » peut ensuite donner lieu à plusieurs interventions : diagnostic, dépose, pose, mise en service, puis rapport et facture.
- Seuls les propriétaires et administrateurs peuvent créer, modifier, envoyer ou changer le statut d'un devis.
- Le devis est commercial : il présente le prix HT, la TVA et le total TTC. Le rapport d'intervention reste le compte rendu du travail réalisé.
- Le dashboard affiche le total TTC des devis, les devis envoyés à suivre et le montant TTC accepté.
Créer et suivre des Interventions
Saisissez vos interventions avec leur projet, leur date, leur durée et leur description. Les droits d'action dépendent du rôle et du projet assigné.
Depuis la page « Interventions », cliquez sur « Nouvelle intervention » pour ouvrir le formulaire latéral.
Vous pouvez ensuite rattacher l'intervention au bon projet sans quitter l'écran de saisie.
Renseignez le titre, le projet, la date, la durée et la description éventuelle de l'intervention.
Si le projet possède déjà un tarif, ReportWise affiche un montant estimé automatiquement pendant la saisie pour vous donner une première visibilité.
Enregistrez l'intervention pour l'ajouter au dossier projet.
Une nouvelle intervention est créée avec le statut « En attente ». Elle pourra ensuite être relue, modifiée puis validée par un propriétaire ou un administrateur.
- Les membres peuvent créer des interventions mais ne peuvent pas les valider.
- Un invité éditeur peut créer ou modifier des interventions autorisées sur ses projets assignés.
- Un invité lecture seule consulte uniquement les éléments de ses projets assignés et ne peut pas créer ou modifier.
Valider les Interventions
Validez les interventions individuellement ou en lot. Le cycle de vie suit ensuite la progression métier : en attente, validée, dans un rapport, facturée puis payée.
Dans la liste des interventions, ouvrez le bon dossier projet ou utilisez les filtres pour repérer les éléments à contrôler.
La vue permet de filtrer par statut et de sélectionner plusieurs lignes avant de lancer une action groupée.
Validez une intervention unitairement ou utilisez « Valider la sélection » pour traiter plusieurs éléments en une seule fois.
Le bouton de validation en lot apparaît dès qu'au moins une intervention est cochée et que votre rôle vous autorise cette action.
Les interventions validées peuvent ensuite être intégrées dans un rapport puis avancer dans le reste du flux de facturation.
Une fois validées, elles servent de base aux rapports PDF et pourront évoluer vers les statuts dans un rapport, facturée puis payée selon les actions réalisées ensuite.
- Seuls les propriétaires et administrateurs peuvent valider des interventions.
- Relisez bien la date, la durée et la description avant validation : ces informations seront reprises dans les rapports et la facturation.
Générer des Rapports PDF
Compilez vos interventions validées en rapports PDF professionnels avec votre logo et vos couleurs.
Dans le menu « Rapports », cliquez sur « Nouveau rapport ».
La création se déroule en deux temps : d'abord les informations générales du rapport, puis la sélection des interventions à inclure.
Renseignez le projet, le titre, la période et, si disponible, le template PDF à utiliser.
Si votre plan ne permet pas les templates personnalisés, ReportWise applique automatiquement le style par défaut.
Sélectionnez les interventions validées à intégrer dans le rapport puis confirmez votre choix.
Le sélecteur affiche en direct le nombre d'interventions choisies, le volume horaire cumulé et le montant total correspondant.
Depuis la fiche du rapport, générez le PDF puis téléchargez-le ou envoyez-le par email.
La fiche détail regroupe aussi le numéro du rapport, la période, le client, le projet et la liste complète des interventions incluses.
- Le plan Freelance est limité à 15 rapports par mois.
- Les plans Studio et Agency offrent des rapports illimités.
Créer & Gérer les Factures
Créez des factures conformes à partir d'un rapport facturable, avec numérotation automatique et mentions légales.
Dans le menu « Factures », cliquez sur « Nouvelle facture » puis choisissez un rapport facturable.
La facture se construit à partir d'un rapport déjà prêt. ReportWise importe alors automatiquement les prestations correspondantes.
Contrôlez les informations du document : dates d'émission et d'échéance, coordonnées du client, mode de règlement et lignes importées.
Le client est prérempli depuis le rapport, mais certaines informations restent modifiables directement dans le document si un ajustement est nécessaire.
La numérotation est automatique. Vérifiez les montants, la TVA et les mentions avant toute diffusion.
Tant que l'aperçu PDF n'est pas généré, l'envoi par email et l'envoi à la PDP restent désactivés pour éviter une transmission incomplète.
Une fois l'aperçu généré, téléchargez la facture, envoyez-la au client ou poursuivez vers la transmission PDP.
Depuis la fiche facture, vous pouvez aussi suivre l'historique, changer son état métier et la marquer comme encaissée lorsque le paiement est reçu.
- Les interventions facturées passent automatiquement au statut INVOICED.
- Chaque envoi d'email est tracé dans le journal d'activité.
Configurer la transmission PDP
Choisissez votre plateforme PDP, configurez vos identifiants et suivez le statut des transmissions directement depuis les factures.
Ouvrez Paramètres > API & Intégrations puis repérez la section « Facturation électronique ».
L'écran sépare clairement la plateforme PDP, obligatoire pour la réforme, et le logiciel comptable, qui reste optionnel.
Choisissez votre plateforme PDP, renseignez les identifiants demandés puis enregistrez la configuration.
Une bannière de confirmation signale que la configuration est complète. Tant que cette étape n'est pas finalisée, l'envoi PDP d'une facture reste bloqué.
Depuis une facture prête, générez d'abord l'aperçu PDF puis cliquez sur « Envoyer PDP ».
Le bouton d'envoi PDP est désactivé si aucun aperçu n'existe encore ou si la configuration de la plateforme n'est pas suffisante.
Suivez ensuite le statut de transmission directement sur la facture.
ReportWise affiche les retours comme transmise, acceptée ou rejetée. En cas de rejet, le motif remonte dans la fiche facture afin de corriger puis renvoyer le document.
- La plateforme PDP est obligatoire pour la transmission électronique, alors que la connexion à un logiciel comptable reste facultative.
- En cas de rejet, vous recevez une notification avec le motif.
Templates PDF
Personnalisez les templates de vos rapports et factures pour refléter votre identité visuelle.
Dans le menu « Templates », consultez la liste des modèles disponibles ou créez un nouveau template.
La liste affiche les modèles existants, le template par défaut et un aperçu rapide des principaux réglages déjà enregistrés.
Personnalisez le template choisi en ajustant les couleurs, la police et les contenus d'en-tête ou de pied de page.
Vous pouvez définir une couleur principale, une famille de police, une taille de texte et des blocs HTML pour personnaliser davantage vos rendus.
Enregistrez votre template puis utilisez-le lors de la création d'un rapport.
Un template peut être défini comme modèle par défaut pour accélérer les créations futures et harmoniser tous les documents produits.
- Les templates personnalisés sont disponibles à partir du plan Studio.
Abonnements & Facturation
Gérez votre abonnement ReportWise, passez d'un plan à un autre et accédez au portail de paiement Stripe.
Dans Paramètres > Abonnement, consultez votre plan actuel, son état et sa date de renouvellement.
La page centralise aussi les fonctionnalités incluses, les messages d'annulation éventuelle et l'accès à l'historique de facturation.
Comparez les plans disponibles et choisissez une facturation mensuelle ou annuelle avant de changer d'offre.
Le sélecteur permet de basculer entre les deux cycles pour comparer les tarifs et vérifier l'impact sur vos fonctionnalités avant validation.
Utilisez le bouton « Factures & Historique » pour ouvrir le portail Stripe sécurisé.
Le portail Stripe vous permet de régler un changement de plan, consulter vos factures et gérer le moyen de paiement sans quitter un parcours sécurisé.
- Seul le propriétaire peut gérer l'abonnement de l'organisation.
- L'abonnement annuel offre une réduction de 20%.
Notifications
Restez informé grâce aux notifications in-app. Consultez-les via l'icône cloche dans la barre de navigation.
Cliquez sur l'icône cloche dans la barre supérieure pour ouvrir le panneau de notifications.
Un badge rouge sur la cloche indique combien de notifications non lues sont actuellement en attente.
Ouvrez une notification pour la consulter et, si disponible, accéder directement à l'élément concerné.
Lorsqu'une notification possède une cible, un clic vous redirige vers la page associée tout en marquant l'élément comme lu.
Utilisez l'action « Tout marquer comme lu » si vous souhaitez nettoyer rapidement votre file d'attente.
Cette action apparaît en haut du panneau dès qu'au moins une notification non lue est présente.
- Les notifications sont automatiquement nettoyées après 90 jours.
- Vous pouvez recevoir des notifications lors d'une invitation, d'un changement de rôle, d'un accès projet ou d'une validation d'intervention.
- Le polling vérifie les nouvelles notifications toutes les 30 secondes.
Tableau de bord
Accédez à une vue d'ensemble adaptée à votre rôle : pilotage pour les administrateurs, espace terrain pour les membres et invités.
Le tableau de bord s'affiche après connexion et centralise vos indicateurs clés.
Vous y retrouvez notamment les résumés d'activité, les cartes d'alerte, les éléments récents et les indicateurs liés à votre organisation active.
Parcourez les différents blocs pour suivre l'activité, les quotas, les tendances et les éléments à traiter.
Le tableau de bord est conçu comme une vue de pilotage rapide pour repérer ce qui mérite votre attention sans ouvrir chaque module un par un.
Appuyez-vous sur cette vue d'ensemble pour prioriser vos validations, vos envois et votre suivi de facturation.
Les données affichées s'adaptent au rôle de l'utilisateur et à l'organisation sélectionnée afin de rester cohérentes avec vos droits d'accès.
- Les données affichées dépendent de votre rôle. Les membres voient uniquement leurs propres interventions.
- Les invités voient une vue limitée à leurs projets assignés, sans indicateurs financiers globaux.
Questions fréquentes
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